Después de la Orden de Venta, la Orden de Visita es el instrumento más importante en la gestión del Corredor de Propiedades.
¿Por qué?
La Orden de Visita cumple varios objetivos de suma importancia entre otros:
– Individualiza al interesado en conocer el inmueble
– Individualiza al Corredor de Propiedades
– Individualiza al inmueble y su valor en oferta.
– Establece la primera relación entre un potencial comprador o arrendatario sobre un inmueble que tenga el corredor en cartera.
– Establece, además, las condiciones a las que queda sujeto el solicitante de la visita en cuanto a obligaciones y deberes respecto de las comisiones o multas que deberá pagar al corredor en caso de comprar, arrendar o tratar de realizar la operación entendiéndose directamente con el propietario del inmueble.
Pasos para llenar una Orden de Visita (Venta/Arriendo)
1.- Una vez captada la propiedad y en caso de Arriendo, firmada la Orden de Arriendo correspondiente, el Agente debe informar al Broker y subir la propiedad en los distintos medios publicitarios como Pagina Web, Portales, RRSS, Letrero, etc.
2.- Al promocionar la propiedad, comenzarán a contactarse clientes interesados para visitar la propiedad publicada. El Agente debe estar 100% bien informado de las características de la propiedad y estar pendiente de las llamadas y disponible la mayor parte del día para recibir llamadas dentro y fuera del horario laboral, para poder dar un buen servicio en la llamada y en su visita.
3.- El Agente debe acompañar a cada uno de los clientes que requieran visita para una propiedad en Venta y/o Arriendo e ir siempre muy bien informado de la propiedad que visitara, llegando siempre bien presentado y muy puntual a cada visita.
4. Es obligatorio que cada Agente lleve una Orden de Visita con todos los datos del cliente interesado y los datos que correspondan a la propiedad en cuestión pre-llenada a la visita con dos copias si es posible, una para el cliente y otra para el agente.
5. La Orden de Visita debe ser firmada por el cliente interesado y por el Agente, quedando ambos con una copia. Esta orden de visita, le será de mucha utilidad al Agente en caso que no le quieran pagar su comisión, ya que queda un precedente que el Agente fue quien mostró y prestó sus servicios a cada una de las partes con esa propiedad propiamente tal. (Se adjunta ejemplo con modelo de Orden de Visita llenada con los antecedentes en rojo).
5.- La copia que queda con el Agente, se debe informar y subir de inmediato a Dropbox. NOTA ADICIONAL: Puede ser que el agente imprima una sola copia, y el agente despues de ser firmada por ambos, puede tomarle una foto con su celular y asi quedará digitalizada de inmediato y podrá subirla a su carpeta digital del Dropbox desde su celular en ese momento.
Ejemplo de la Orden de Visita
Ejemplo de la Orden de Visita Completada
La Orden de Visita es el medio de prueba que tiene el Corredor de Propiedades en caso de producirse un entendimiento entre el comprador y vendedor sin la intervención del Corredor. También es un medio de prueba entre los corredores que gestionan en forma no exclusiva un mismo inmueble por el cual se le entregó a un mismo interesado una Orden de Visita y que luego cerró el trato en una de ellas. La fecha estampada en la Orden de Visita será la única forma de probar cual Corredor tiene la preferencia sobre la operación de compra venta o arriendo de ese inmueble.
Idealmente la Orden de Visita debe ser firmada por el interesado. Sin embargo, hoy es muy común enviar la Orden de Visita a través del E-Mail y que el solicitante no la devuelva firmada. ¿Qué pasa en estos casos? ¿Es suficiente prueba que el cliente envíe un correo electrónico solicitando la Orden de Visita por una propiedad específica?
Hay varios estudios realizados por distintos abogados, unos más experimentados en temas de corretaje de propiedades que otros y que, en distintas posturas, unos indican que debiera ser suficiente medio de prueba y otros que en contrario abogan porque jurídicamente para ser válido debe estar firmada de puño y letra por el interesado.
Por lo pronto, es importante indicar que el desarrollo cada vez más importante de la internet y el intercambio de correspondencia electrónica está ocasionando un cambio total en las consideraciones legales para cierto intercambio de correspondencia electrónica.
El uso de la Firma Electrónica y el Certificado Digital para diversos documentos legales como la Factura Electrónica, ha provocado grandes cambios. Hoy, por ejemplo, los Notarios y los Conservadores de Bienes Raíces están autorizados a emitir documentación electrónica para ser enviadas por correo electrónico cuya validez jurídica ya es aceptada como medio de prueba.
¿Es posible, entonces, emitir una Orden de Visita y enviarla vía E-Mail al cliente y que sea jurídicamente válida?
En un próximo artículo me extenderé sobre este interesante tema y trataré de dar una respuesta acertada al respecto.